FX4クラウドマニュアル provided by 梅田公認会計士事務所    

TKC証憑データサービス(TDS)でスキャンをする方法

TDS(TKC証憑データサービス)で、スキャナを利用しスキャンする方法を紹介します。

 

<1>ログイン

TDSを起動し、ログインIDとパスワードを入力しログインします。

 

<2>メインメニューが開く

この画面より、以下のことができます。

  • 登録(スキャン)
  • 検索
  • 差替え
  • 削除
  • 詳細表示
  • システム設定
  • 管理番号切出し
  • 管理番号重複チェック

 

なお、ログイン直後に一覧に表示されている画像は、直近1ヶ月に保存した画像のうち、ログインしたユーザーIDが閲覧できる全ての画像です。

 

 

<3>スキャン(登録)

・書類の種類一覧

「登録(スキャン)」を選択すると、「書類の種類一覧」が表示されます。今回登録(スキャン)する書類の種類を選択します。

・スキャン

スキャナに書類をセットし、「スキャン」をクリックします。

※複合機などでスキャンした画像をTDSで保存する場合は、「ファイル読込」をクリック

し、対象の画像を選択します。

・書類の作成方法

複数画像を読み取る場合の書類の作成方法を選択できます。

「OK」をクリックするとscansnapが起動し、セットした書類をスキャンします。

  • 画像1枚ごとに書類を作成する

スキャナにセットされた書類の束、1枚1枚を別々の書類と判断し、画像を取り込みます。

  • 画像をすべてまとめて1つの書類を作成する

スキャナにセットされた書類の束を1つの書類と判断し、画像を取り込みます。

・取引内容の確認・修正

画面右の欄で、OCR機能で読みとった取引年月日、取引金額などを確認します。

※OCR機能で読み取った項目は画面左側の画像上に青枠で表示されます。

読み取った内容に不備がある場合は[取引内容入力]をクリックし、必要に応じて取引年月日、取引先名、取引金額などを修正入力します。

 

編集が完了したら[更新]をクリックします。

 

次の書類の取引内容を確認する場合は[F3 次書類]をクリックします。

・保存

保存する書類を画面左の一覧から選択し、[保存]をクリックします。

※保存せずに削除する場合は[削除]をクリックします。

☆[保存]を押した直後にTKCタイムスタンプが付与され、TKCデータセンターに保存されます。

このタイムスタンプは、日本データ通信協会からの認定を受けています。

 

☆証憑番号は、保存のタイミングで自動付番されます。

 

<ポイント>取引内容の補正はTDSで完了させておこう!

会計ソフト(FX4クラウドなど)にスキャンデータを取り込む前に、TDSにて「年月日」「取引先名」などの「取引内容」の補正を完了させておきましょう。

 

「スキャンデータからの仕訳」メニューでは、TDSで「取引内容」の補正が未了の場合、そのまま補正未了のデータを読み込んでしまいます。

一度受信した後に、TDSで「取引内容」を修正しても、二重計上防止のため再受信しません。

 

必ずTDSを終了する前に「取引内容」の補正を完了させてください。

 

<注意事項>

こちらのマニュアルではOCR読込を基本として書いていますが、私の事務所ではOCR機能を使っていません。
OCRでの読み取り誤りもあるため手入力でのデータ補正保存を推奨しています。

※OCR機能とは
OCR(Optical Character Recognition:光学文字認識)のことで、スキャンした画像の中から文字を認識し、テキストデータにする機能。

 

スキャン後仕訳方式をお勧めしています

上記方法でスキャンをした後、仕訳を行う「スキャン後仕訳方式」をおすすめしています。

おすすめの理由は「仕訳の学習機能」を活用できるからです。

仕訳の学習機能とは、仕訳ルールを会計ソフトが学習していく機能のことです。
蓄積されたデータをもとに、仕訳入力を会計ソフトが自動で行います。

証憑の貼付についても、会計ソフトが学習したルールをもとに自動で行ってくれます。

仕訳の手入力が減るため、仕訳入力作業の時短、さらにはミスの減少につながります。

[一番おすすめ!スキャン後仕訳方式のマニュアルはコチラ]

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