電子帳簿保存法の改正により、令和４年１月１日以降は、電子取引データを電子で保存することとなりました。

まず、現在の取引状況を振り返り、「受け取っている電子取引データがあるのか」を洗い出しましょう。

電子取引データとは？

“「電子取引」とは、取引情報（取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項）の授受を電磁的方式により行う取引をいいます。（電子帳簿保存法第2条第6項）”

電子メールで請求書や領収書PDFファイルを受け取る、インターネット通販サイトを利用した際領収書をサイトからダウンロードし受け取る、といった場合が該当します。

これら授受したデータのことを「電子取引データ」と呼びます。

電子取引データ・チェックシート

現在、受領している領収書や請求書等の中に、以下にあてはまるものはありますか？

具体例を列挙し、チェックシートを作成しました。

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

□電子メール（メール本文や添付ファイル）で請求書や領収書を受領している

□Amazon、楽天、モノタロウ等のインターネットサイトで物品購入している※

□公共料金の請求は紙が無く、インターネットで確認している

□クレジットカードの利用明細をインターネットで入手している

□スマートフォンアプリ（PayPay、LINE Pay等）電子決済サービスを利用している

□交通系ICカード（Suica、PASMO等）の支払データをインターネットで入手している

□従業員がネットで購入した旅費（JALやANA等）を立替払い精算している

□電子請求書や電子領収書等を授受に係るクラウドサービス（Bill One、楽楽明細等）を利用している

□ペーパレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用し、注文書等を受領している

□請求書や領収書等のデータをDVDやフラッシュメモリで受領している

□特定の取引にEDIシステム（請求書等を電子的に交換できるシステム）を利用している

□運送会社の請求データをインターネットで入手している

※以下、ご利用している企業様の多い、請求書や領収書が電子取引データである可能性が高い店舗です。ご利用されていませんか？

□Yahoo!ショッピング

□楽天市場

□Amazon

□ヨドバシ.com

□ビックカメラ.com

□モノタロウ

□たのめーる

□アスクル

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

上記チェックシートに該当するものは、「電子取引データ」です。

今後は電子のまま保存する必要があります。

電子取引データの保存方法は2種類

対応策①専用ソフトウエアを利用する

法的要件を満たしたソフトウェアを利用します。法的要件を満たしたソフトウェアか否かは、公益法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）の｢電子取引ソフト法的要件認証｣にて判断できます。

→当事務所ではFXシリーズ（証憑保存機能）の導入を支援しています。

対応策②一定のルールを定め、任意のフォルダに保存する

• 訂正削除の防止に関する｢事務処理規程｣を設ける
• 「日付」「金額」「取引先名」の検索機能を確保する

上記２つのルールのもと、任意のフォルダに保存する方法も認められています。

なお、任意のフォルダに保存する場合には、保存期間中にデータが消失しないようバックアップなどの措置が必要です。

関連記事

電子取引データ（PDFや画面ハードコピー等）を電子データで保存する

電子取引データに該当する書類（電子で受領した領収書・請求書等のPDFや画面ハードコピー）を電子データとして保存する方法｜証憑保存機能（TDS）

【NEW!!】Windows10に標準搭載アプリ「Snipping tool」（スニッピングツール）で画面キャプチャ・スクリーンショットする方法｜証憑を電子データ化する