インボイス・マネジャーとは｜電子取引データの保存要件及びスキャナ保存制度の要件に対応した TKC のクラウドサービス
デジタル庁が日本における標準仕様の策定・普及・定着を進める「デジタルインボイス」で、
その「デジタルインボイス」の送受信機能に対応した「インボイスマネジャー2022」を紹介します。
「インボイス・マネジャー」とは電子帳簿保存法に定める電子取引データの保存要件及びスキャナ保存制度の要件に対応した TKC のクラウドサービスです。
搭載していた機能は現在の FX 4クラウドの証憑保存機能と同じものでしたが、そのインボイスマネジャーにデジタルインボイスの送受信機能を搭載した「インボイスマネジャー2022」を、2022年12月に提供いたしました。
また、インボイスマネージャーは証憑保存機能と異なり、経理部門以外の現場の担当者の利用も想定しています。
１．はじめに～多くの企業が抱える課題～
◎デジタルインボイスに対応するためには、販売管理システム改訂が必要
①ペポルへの接続 ②デジタルインボイスの出力 ③デジタルインボイスの受信システムの導入
◎さまざまな業務システムが点在
①部門によって異なる販売管理システム ②現場に届く請求メールと保存先の部門共有サーバ
◎経理のDX化
①取引先等からのデジタルインボイス対応要請の可能性
②経理処理を見直すチャンス
デジタルインボイスに対応するためには、ぺポルへの接続・デジタルインボイスの出力といった販売管理システムの改修やデジタルインボイスの受信システムの導入といった作業が必要となります。
また部門等により異なった販売管理システムが導入されているケースが多く、電子取引データを一元的に管理できる体制も構築できていない企業様もいらっしゃいます。
今後、得意先からデジタルインボイスでの送受信を要請されるといった可能性が想定されます。
その対応に追われると同時に、特に経理財務部門においては自社の経理処理を見直すチャンスでもあります。
上記のような課題を抱えている企業様向けに、TKCは「インボイス・マネジャー2022」を提供しています。
2．インボイス・マネジャー開発のあゆみ
「インボイス・マネジャー2022」では様々な販売管理システムとデータ連携し、デジタルインボイスを送信できます。
「インボイス・マネジャー2022」の前身である「インボイス・マネジャー」は FX 4クラウドの証憑保存機能と同様のスキャナ保存および電子取引データの保存機能が搭載され、当時から多くの中堅・大企業にご利用頂いていました。このインボイスマネージャーに販売管理システムから出力した売上データの読み込み機能、売上インボイスの送信機能および仕入インボイスの受信機能を搭載した「インボイス・マネジャー2022」をこの2022年12月に提供開始しました。
2023年10月に予定されているインボイス制度の開始前に、適格請求書発行事業者の登録番号のチェック機能、詳細な仕訳生成機能及び承認確定機能を搭載した「インボイス・マネジャー2023」の提供を予定しています。
さらにその後デジタルインボイスのデータを活用した独自の BI 機能の搭載を計画しています。
３．システムの全体像
「インボイス・マネージャー2022」では、様々な販売管理システムから出力した売上データをデジタルインボイスに変換し変換し、得意先に送信します。
またデジタルインボイスをご採用でない企業様には、同様に変換したデジタルインボイスを共有サイトを通して得意先に送信します。
仕入先からはデジタルインボイスで送られてくるケース、他社の共有サイトを通して提供されるケース、電子メールの添付ファイルで送信されるケース、紙で届くケースなど様々なケースが想定されます。
インボイス・マネージャー2022では、これらのいずれのケースにも対応するとともに、インボイスマネージャー2023ではインボイスに記載された適格請求書発行事業者の登録番号の実在性をチェックし保存できるようになります。
現在も仕入れインボイスから仕訳データを生成できますが、「インボイス・マネジャー2023」では、より詳細な仕訳データの生成機能の搭載を予定しています。
インボイス・マネジャー2022に搭載した各機能についてご紹介していきます。
４．売上インボイスの送信
4.1 売上データの読込
売上インボイスは、販売管理システムから出力した売上データをデジタルインボイスにデータ変換し送信します。
売上データを画面中央にドロップし、必要に応じて変換されたデジタルインボイスを確認の上「送信開始ボタン」をクリックすることで送信できます。
ペポルについて非常に難しい仕組みのように感じていらっしゃる方もいらっしゃると思いますが、シンプルな操作でデジタルインボイス送信可能です。
4.2 複数の読込レイアウトを設計可能
上記のように売上インボイスの送信機能を利用するためには、事前準備として、読込レイアウトの設計が必要です。企業によっては部門ごと・事業の種類ごとなど、色々な種類の販売管理システムをご利用かと思います。
そのような企業様の実務を想定し、インボイス・マネジャー2022では、複数の読込レイアウトを登録可能にし、さまざまな販売管理システムとのデータ連携機能を実現しました。
複数存在する販売管理システムについて、同じレイアウトの売り上げデータを出力できるようにする必要はありません。
4.3 簡単なレイアウト設計作業
読込レイアウトの設計作業も非常に簡単に行えます。
予め読み込んだ「雛形ファイル」の列の名称が、画面左側に表示されます。画面右側に表示されたインボイスマネージャーの読込項目に対し、ドラッグ&ドロップで項目を割り当てることが出来ます。
またファイルの値ではなく、固定値を読み込む場合は「固定値」欄にチェックをつけ、値を指定することで対応可能です。
５．仕入インボイスの受信
5.1 本日受信したインボイスの件数等の確認
ログイン後、トップページに本日受信したデジタル仕入れインボイスの件数が確認できます。また、受信した 仕入インボイス について一覧上で確認でき、そこから各デジタルインボイスの詳細をTKC独自のViewer（ビューア―）で確認ができます。
5.2 メールアドレスをキーにして担当者に通知
デジタルインボイスは法人番号などをアドレスとして送信される仕組みで、通常であれば担当者にはその旨が通知されません。
これを打開するため、デジタルインボイス内の項目「担当者のメールアドレス」とインボイス・マネジャー2022のユーザーごとに登録可能なメールアドレスを紐づけて、担当の仕入れ先からデジタルインボイスが届いたことを該当の担当者に通知するようにしました。
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